Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady gromadzenia i przetwarzania danych osobowych klientów Amin Travel Sp. z o.o. z siedzibą przy ulicy Kopernika 30, 00-336 Warszawa, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000192150, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy KRS, REGON: 015693187, NIP: 525-229-48-48, kapitał zakładowy 50.000,00 zł, na potrzeby realizacji obowiązku informacyjnego administratora danych osobowych, o którym mowa w art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”.

I. Definicje

Administrator – oznacza Amin Travel Sp. z o.o. z siedzibą przy ulicy Kopernika 30, 00-336 Warszawa, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000192150, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy KRS, REGON: 015693187, NIP: 525-229-48-48, kapitał zakładowy 50.000,00 zł, który świadczy na rzecz klientów usługi związane z kompleksową obsługą podróży służbowych oraz realizuje zakup pojedynczych usług zamawianych przez klientów indywidualnych.

Kontakt z Administratorem jest możliwy za pośrednictwem:

• poczty tradycyjnej – Amin Travel Sp. z o. o., ul. Kopernika 30, 00-336 Warszawa
• poczty elektronicznej – biuro@amin.pl
• telefonicznie – 22 828 34 18
• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie – https://www.amin.pl/kontakt

Klient – osoba fizyczna, przekazująca swoje dane osobowe bezpośrednio lub za pośrednictwem osób trzecich, której dane są przetwarzane na potrzeby usług świadczonych przez Administratora;

RODO – Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

II. Inspektor Ochrony Danych

W celu ochrony danych osobowych Klientów powołany został Inspektor Ochrony Danych, z którym Klient może nawiązać kontakt w celu uzyskania informacji o swoich danych i przysługujących mu prawach:

• Tel. 22 828 34 18
• E-mail: biuro@amin.pl
• Cele przetwarzania, kategorie danych osobowych i podstawa prawna przetwarzania

Administrator danych osobowych przetwarza udostępnione mu dane osobowe na potrzeby realizacji usług kompleksowej obsługi podróży służbowych, w tym min. zakupu biletów podróży, rezerwacji hoteli, wynajmu samochodów, zakupu ubezpieczeń podróżnych, występowania o wizy.

Administrator pozyskuje dane osobowe bezpośrednio od Klientów lub za pośrednictwem osób trzecich, które zamawiają usługi Administratora na rzecz Klientów. Podanie danych osobowych przez Klientów i osoby trzecie jest niezbędne na potrzeby realizacji usług Administratora.

Dane osobowe przetwarzane są przez Administratora w oparciu o następujące podstawy prawne:

• w przypadku przetwarzania danych osobowych przekazanych bezpośrednio przez Klientów – art. 6 ust. 1 lit b) RODO – w związku ze świadczeniem przez Administratora usług bezpośrednio Klientowi – usług kompleksowej obsługi podróży służbowych, w tym min. zamówienia biletu podróży, rezerwacji hotelu, zakupu ubezpieczenia podróżnego, występowania o wizę;
• w przypadku przetwarzania danych osobowych przekazanych za pośrednictwem osób trzecich – art. 6 ust. 1 lit f) RODO – w związku z realizowaniem prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Prawnie uzasadniony interes Administratora wyraża się w konieczności świadczenia usług na zlecenie osób trzecich przekazujących dane osobowe Klientów – swoich pracowników, współpracowników – na potrzeby zamówienia dla Klientów usług kompleksowej obsługi podróży służbowych, w tym min. zamówienia biletu podróży, rezerwacji hotelu, zakupu ubezpieczenia podróżnego, występowania o wizę.
• w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, określonych w art. 9 ust. 1 RODO, podstawą przetwarzania jest wyraźna zgoda osoby, której te dane dotyczą, wyrażona na potrzeby realizacji usługi przez Administratora.

Administrator przetwarza dane również w celu promocji własnych usług (marketing usług własnych) w tym przesyłania Klientowi, który bezpośrednio przekazał swoje dane osobowe Administratorowi elektronicznej informacji (mail) o dostępnych usługach, promocjach, informacjach o działalności Administratora. Dane te są przetwarzane przez Administratora w oparciu o art. 6 ust. 1 lit f) RODO. Klient otrzyma od Administratora wspomniane informacje, tylko po wyrażeniu przez niego wyraźnej zgody przewidzianej prawem.

Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych pozyskane od osób trzecich – imię i nazwisko, adres, PESEL, NIP, REGON, nr rachunku bankowego, nr telefonu, e-mail, seria i numer dokumentu tożsamości (paszport lub dowód osobisty), data ważności dokumentu tożsamości.

III. Odbiorcy danych

Odbiorcami zbieranych i przetwarzanych danych Klienta są partnerzy Administratora, podmioty prowadzące działalność związaną z obsługą ruchu turystycznego i podróżami – przewoźnicy, hotele, konsolidatorzy usług hotelowych, wypożyczalnie samochodów, wystawcy biletów lotniczych, kolejowych, promowych oraz autobusowych, agencje pośrednictwa wizowego, agencje ubezpieczeniowe, centra szkoleniowe, kongresowe i konferencyjne, organizatorzy kongresów, szkoleń i konferencji w tym podmioty znajdujące się państwach trzecich.

Administrator przekazuje otrzymane dane osobowe Klientów wyłącznie w celu realizacji zamówionych usług. Dane osobowe Klientów nie są przez Administratora wykorzystywane w żadnym innym celu niż ten związany ze świadczeniem przez niego usług na rzecz Klientów – w szczególności dane osobowe nie są użyczane ani sprzedawane osobom trzecim.

IV. Informacja o przekazywaniu danych poza EOG

Wyłącznie na potrzeby realizacji usług świadczonych przez Administratora na rzecz Klienta, dane osobowe Klientów mogą być przekazane do partnerów Amin mających siedzibę w państwie trzecim (poza obszar EOG).

Przekazywanie danych osobowych następuje na podstawie:

• art. 45 ust. 3 RODO – w przypadkach gdy Komisja Europejska stwierdzi, iż państwo trzecie zapewnia odpowiedni stopień ochrony danych osobowych (lista państw, które Komisja Europejska uznała za zapewniające odpowiedni stopień ochrony danych osobowych jest dostępna pod adresem https://giodo.gov.pl/163/id_art/1519/j/pl);
• art. 46 ust 2 lit d) RODO – posłużenia się przez Administratora i podmiot w państwie trzecim zaakceptowanymi przez Komisję Europejską standardowymi klauzulami ochrony danych;
• art. 49 ust. 1 lit b) RODO – w przypadku, gdy przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego jest niezbędne na potrzeby realizacji świadczeń zamówionych przez Klienta u Administratora.
• art. 49 ust. 1 lit c) RODO – w przypadku gdy przekazanie danych osobowych jest niezbędne w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Administratorem a osobą trzecią, w interesie osoby, której dane podlegają przekazaniu.

Przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego może nastąpić wyłącznie w sytuacji, w której Klient lub osoba trzecia zamawiająca usługę na rzecz Klienta wyrażą wolę skorzystania ze świadczeń Administratora obejmujących obszar poza EOG.

Wszystkie dane osobowe Klientów przekazywane do państw trzecich są chronione zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Administrator wdraża niezbędne środki techniczne i organizacyjne celem zachowania bezpieczeństwa danych osobowych Klientów, między innymi dane osobowe Klientów są przetwarzane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione, przechowywane są na nośnikach i w miejscach gwarantujących bezpieczeństwo.

Klientowi przysługuje prawo do uzyskania kopii danych przekazanych do państwa trzeciego oraz miejsca ich udostępnienia.

V. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe będą przez Administratora przechowywane przez okres niezbędny do realizacji usługi oraz do czasu wygaśnięcia uprawnień przysługujących Klientowi wynikających z łączącego go z Administratorem stosunku prawnego.

VI. Prawa Klienta

Klientowi przysługuje:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych
• prawo do usunięcia danych
• ograniczenia przetwarzania danych

Klient może zażądać, ograniczenia przetwarzania danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z nim działań, jeżeli zdaniem Klienta Administrator posiada nieprawidłowe dane na jego temat lub przetwarza je bezpodstawnie; lub nie chce, żeby Administrator je usunął, bo są mu potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; lub na czas wniesionego przez niego sprzeciwu względem przetwarzania danych.

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych:

Sprzeciw „marketingowy”. Klient ma prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego.

Sprzeciw z uwagi na szczególną sytuację. Klient ma prawo prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w celach innych niż marketing bezpośredni, a także, gdy przetwarzanie jest Administratorowi niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub do sprawowania powierzonej mu władzy publicznej. Klient powinien wtedy wskazać Administratorowi swoją szczególną sytuację, która jego zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez Administratora przetwarzania objętego sprzeciwem. Administrator przestanie przetwarzać dane Klienta w tych celach, chyba że wykaże, że podstawy przetwarzania przez niego danych są nadrzędne wobec praw Klienta lub też że dane Klienta są Administratorowi niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do przenoszenia danych:

Klient ma prawo otrzymać od Administratora w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (np. format „csv”) jego dane osobowe. Klient może też zlecić Administratorowi przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi

Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Klientowi przysługuje prawo aby złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego

Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych

Klient w każdej chwili może cofnąć zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych, które Administrator przetwarza na podstawie jego zgody. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody Klienta przed jej wycofaniem.

Kontakt Klienta z Administratorem, w tym skorzystanie z przysługujących Klientowi uprawnień, następuje za pomocą następujących kanałów komunikacji:

• poczty tradycyjnej – Amin Travel Sp. z o. o., ul. Kopernika 30, 00-336 Warszawa
• poczty elektronicznej – biuro@amin.pl
• telefonicznie – 22 828 34 18

Administrator zastrzega sobie możliwość wysyłania Klientom informacji handlowych dotyczących wyłącznie spraw związanych bezpośrednio z realizacją świadczonych usług oraz informacji o funkcjonowaniu Administratora – godzinach pracy biura, itp. Wszelkie informacje handlowe o charakterze komercyjnym (reklamy) są wysyłane Klientom wyłącznie za ich zgodą zgodnie z treścią art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. 2002, Nr 144, poz. 1204, z późniejszymi zm.)

Informacje o Administratorze Danych Osobowych (RODO)

Uprzejmie informujemy, iż administratorem podanych przez Państwa danych przekazanych w związku z świadczeniem usług jest Amin Travel Sp. z o.o., ul. Kopernika 30, 00-336 Warszawa

Państwa dane osobowe będą przetwarzane z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa, spełniających wymagania powszechnie obowiązujących przepisów prawa polskiego i unijnego.

Podstawę przetwarzania Państwa danych osobowych od dnia 25 maja 2018r. stanowi art. 6 ust. 1 lit. a), b), c) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO).

Wszelkie dane osobowe wykorzystywane są wyłącznie na potrzeby realizacji zawieranych umów, ich wykonywania i rozliczania. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach (w zależności od tego, czego dotyczy korespondencja):

– udzielenie odpowiedzi na zadane pytanie dotyczące rezerwacji lub innych usług świadczonych przez Spółkę;
– udzielenie odpowiedzi na zgłoszoną reklamację lub inne żądanie;
– przekazanie informacji, o którą Państwo proszą;
– przekazanie dokumentów podróży wystawionych dla Państwa;
– przedstawienie oferty lub innych informacji handlowych w przypadku zamówienia takich informacji oraz w celach marketingu bezpośredniego;
– w innych celach związanych z obsługa Państwa korespondencji.

Dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich ani do organizacji międzynarodowych. Dane osobowe przetwarzane są do zakończenia wykonywania usługi, a następnie przez okresy przewidziane przepisami prawa  (o ile dotyczy), oraz przez okresy wynikające z odpowiedzialności cywilnoprawnej lub obowiązków publiczno- i administracyjno-prawnych Spółki związanych z prawami lub obowiązkami, których dana korespondencja dotyczy.

W przypadku zgłoszenia przez Państwa skargi lub reklamacji lub innych roszczeń Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do zbadania zasadności takiej reklamacji, udzielenia odpowiedzi oraz przez okres ewentualnej odpowiedzialności przewidzianej prawem związanej z reklamacją lub skargą.

Państwa dane osobowe mogą być udostępnione innym podmiotom, jeżeli ich współpraca ze Spółką będzie uzasadniona celami przetwarzania (np. linie lotnicze, hotele, ambasady w przypadku usług wizowych, ubezpieczyciele, wypożyczalnie samochodów, koleje, podmioty świadczące na rzecz spółki usługi prawne, kurierskie rachunkowe, podatkowe oraz audytorskie).

Osoba, której dane osobowe dotyczą, ma prawo do żądania od Spółki dostępu do danych osobowych jej dotyczących, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także przenoszenia danych i cofnięcia udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Nadto osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wszelkie pytania oraz żądania dotyczące Państwa danych osobowych prosimy zgłosić za pomocą formularza kontaktowego.